Ações automáticas - o que são e quais são os seus tipos?
18 min
Criado por Gabriel Branco em 19/08/2021 09:25
Atualizado por Gabriel Branco em 08/09/2021 12:27

No CRM PipeRun, você pode automatizar diversos processos, dando agilidade e economizando tempo gasto com a execução manual de processos. Para isto, é necessário utilizar a ferramenta Ações automáticas.

Uma ação automática funciona baseada em gatilhos configuráveis que, ao serem acionados, geram ações. Cada tipo de ação automática possui uma configuração específica. Após o gatilho ser disparado, essas configurações são verificadas, visando garantir a integridade das operações. Caso as informações não estejam dentro dos padrões esperados, a execução da ação automática será cancelada e o usuário que cadastrou a ação automática será notificado via e-mail e sistema. Um histórico será gerado dentro da oportunidade, com o intuito de ficar registrado. Além disso, o registro da falha também será gerado no log da ação automática.

 


Confira o passo a passo para criar uma ação automática:

1. Ao acessar a sua conta PipeRun, posicione o mouse sobre o avatar, localizado no canto superior direito da tela. Clique em Ajustes e configurações


 

2. A seguir, clique em Ações automáticas, na coluna Ferramentas

 

3. Para configurar a ação automática, clique em + Adicionar ação.

 

4. À partir de agora, você irá fazer a configuração da sua ação automática, preenchendo os seguintes itens:

  1. O primeiro campo será o título da ação automática: utilizado para identificação em listagens ou históricos dentro de oportunidade. Dessa forma, você pode facilmente identificar a origem de determinado histórico;
  2. Funil em que será realizada: toda ação automática possui um escopo de funcionamento onde temos um funil (ou fluxo) e as etapas desse funil (cada um dos passos de um fluxo). Ao informar o funil, você estará especificando em qual funil deseja que a ação seja realizada;
  3. Etapa em que será realizada: toda ação automática possui um escopo de funcionamento onde temos um funil (ou fluxo) e as etapas desse funil (cada um dos passos de um fluxo). Ao informar a etapa, você estará especificando em qual etapa deseja que a ação seja realizada;
  4. Ação a ser realizada: você poderá escolher dentre uma lista de ações a ação que desejar automatizar. Confira no próximo tópico os tipos de ações disponíveis;
  5. Gatilho para disparar a ação: defina qual a condição para que a ação automática seja realizada. Por exemplo: sempre que uma oportunidade entrar em uma etapa selecionada;
  6. Status das oportunidades: Selecione um ou mais status/situação que a oportunidade poderá estar ao executar essa ação. Ex.: oportunidades abertas ou ganhas.


 

 

TIPOS DE AÇÕES AUTOMÁTICAS:

 

A segunda parte do cadastro de uma ação automática consiste na configuração das informações que serão geradas ou modificadas. Cada tipo de ação automática possui uma estrutura diferente, com campos diferentes que serão preenchidos. Confira abaixo os tipos de ações automática existentes no CRM PipeRun.

 

1. Alterar oportunidade:
Você poderá automatizar a alteração de dados de suas oportunidades de acordo com os estágios de suas oportunidades.


Dados passíveis de alteração:

  • dono da oportunidade;
  • envolvido e o papel do envolvido na oportunidade;
  • funil, etapa, status e situação da oportunidade, podendo ainda utilizar condições e notificar o usuário envolvido;
  • também é possível realizar duplicações entre contas de um holding (caso de franquias que geram leads, neste caso, veja a ação de “alterar oportunidades em holding”).

 

Observação: Também é possível distribuir a oportunidade por microrregião da empresa e/ou pessoa, ou distribuir através de uma lista de distribuição de leads.

para saber mais sobre a ação automática de alterar oportunidade. 

 

 

2. Criar atividade:
A criação de atividades é utilizada para poupar tempo e automatizar tarefas repetitivas. É comum de ser utilizada por clientes que utilizam playbooks, pois é possível automatizar a criação de atividades de todas as etapas dos funis.

Dados requeridos:

  • tipo, nome e descrição da atividade;
  • responsável pela atividade;
  • prazo para início de atividades (em dias), bem como o horário e a duração da atividade. 

 

Observação: Nesse tipo de ação automática não é permitido utilizar a integração com Google Calendar ou Microsoft Outlook.

 

para saber mais sobre a ação automática de criar atividade. 

 

 

3. Criar notificação:
As notificações dentro do sistema são úteis para enviar avisos para outros usuários.

Dados requeridos:

  • o usuário que será notificado;
  • a mensagem que será enviada (é possível utilizar variáveis do sistema).

 

 

4. Duplicar oportunidade:
Esta é uma ação muito utilizada por empresas que possuem times trabalhando em conjunto nas mesmas oportunidades, como um time de pré-vendas qualificando e repassando oportunidades qualificadas para a equipe de vendas.

Nesta ação, é possível definir:

  • o novo dono da nova oportunidade (podendo realizar distribuições entre os usuários de uma equipe);
  • funil e etapa onde será cadastrada a nova oportunidade;
  • também é possível levar em frente as informações pertinentes da oportunidade “mãe”. Ou seja, é possível copiar históricos, notas, atividades, e-mails, arquivos, dados em campos customizados, chamadas, propostas, tags, origem, e ainda definir o dono da oportunidade “mãe” como envolvido na nova oportunidade.

 

Observação: Para realizar duplicações entre contas de um holding (caso de franquias que geram leads), veja a ação de “duplicar oportunidades em holding”.

 

para saber mais sobre a ação automática de duplicar oportunidade. 

 

 

5. Enviar SMS:
Nesta ação será necessário definir os usuários ou contatos que receberão uma mensagem SMS.

Nessa ação, será necessário informar:

  • um parceiro de telefonia para o disparo SMS;
  • o respectivo token do parceiro;
  • a mensagem que será enviada por SMS, que poderá ter no máximo 160 caracteres e poderá fazer uso de variáveis relacionadas à oportunidade. 

 

 para saber mais sobre a ação automática de enviar SMS. 

 

 

6. Enviar email:

Com a automatização de e-mails, você pode, por exemplo:

  • configurar envios de e-mails para clientes que confirmaram uma compra, desejando boas-vindas, ou então oferecendo incentivos para retornar, caso a compra tenha sido cancelada;
  • configurar um envio para colaboradores da empresa, informando de que uma venda foi realizada.


Nessa ação, será necessário informar:

  • um template de email. O template vai moldar o assunto, corpo e anexo da mensagem;
  • quem será o remetente do email, bem como quem será o destinatário;
  • quem receberá o email em cópia (CC) e cópia oculta (CCO)

 

 para saber mais sobre a ação automática de enviar email. 

 

 

7. Enviar oportunidade para RD Station:
Muitas empresas utilizam a ferramenta RD Station como automação para o funil de marketing. Os leads processados por essa ferramenta podem ser enviados para o PipeRun, através de uma integração.

Durante o trabalho com os leads, muitos perdem o interesse na compra e dessa forma eles precisam retornar ao funil de marketing para que possam continuar sendo nutridos. É quando esta ação automática se faz necessária. Também é possível trocar os leads de fluxo, utilizando tags no envio/devolução do lead ao RD Station. Desta maneira, você evita erros como o envio do temido e-mail automático de uma estratégia de marketing para um lead que está em fase de contratação. Mais do que isso, você pode fazer algo mais interessante, como colocar esse lead em um novo fluxo, específico para novos clientes.

Para realizar essas e mais algumas ações, você precisará realizar a integração com o RD Station, na página da ação automática.

Nessa ação, será necessário:

  • definir se o campo “identificador da conversão” será enviado ou não (trata-se de uma label que o RD utiliza para identificar a origem das conversões);
  • também é possível alterar o estágio do lead no funil de marketing do RD Station, podendo defini-lo como Lead, Lead qualificado, ou Cliente;
  • ainda, é possível marcar o lead como uma oportunidade no RD e também enviar os valores da oportunidade como Produtos/Serviços, ajudando no cálculo de ROI dentro do RD Station;
  • por último, é possível enviar o usuário do PipeRun como dono do lead no RD Station. Para isso, basta criar os usuários respectivos dentro do RD Station, utilizando o mesmo e-mail utilizado no PipeRun.

 

Observação: as Tags dentro do RD Station são utilizadas para segmentação. Não é possível enviar as tags cadastradas para oportunidade, empresa e pessoa. Para isso, você deve informar novas tags no PipeRun

 para saber mais sobre a ação automática de enviar oportunidade para RD Station.  

 

 

8. Enviar oportunidade para URL:
Esse tipo de ação automática é bastante útil no momento de fechamento de negócio, onde os dados da oportunidade podem ser enviadas para um ERP para realizar o faturamento, por exemplo.

Os dados enviados são header (cabeçalho da requisição), valor (contendo os atributos que serão enviados) e o URL de endereço.

 para saber mais sobre a ação automática de enviar oportunidade para URL.  

 

 

9. Enviar para Jira:
Essa integração é útil para empresas que vendem projetos e utilizam Jira para controlar o workflow da entrega. Ao fechar um negócio dentro do
Piperun, é possível criar uma issue no Jira e dar start em uma entrega. Para isso, será necessário informar:

  • o URL de base de sua conta Jira;
  • e-mail de acesso, token, chave do projeto (Project Key) e tipo da issue (Issue Type);
  • você pode especificar os dados do cliente que irão no corpo da issue, bem como o título e a descrição (com possibilidade de usar variáveis);
  • e-mail padrão para o envio de notificação caso haja erro ao executar a ação automática.

 

 para saber mais sobre a ação automática de enviar para Jira.  

 

 

10. Enviar para Movidesk:
Essa integração é útil para clientes que utilizam o serviço de desk-service da Movidesk. À partir desta integração, é possível enviar para a área de atendimento os dados dos novos clientes fechados, via PipeRun.

Dados necessários: Token de acesso e tipo de contato.

 para saber mais sobre a ação automática de enviar para Movidesk.  

 

 

11. Enviar para Slack:
Envie dados para canais no Slack. Para isso, informe a URL do webhook + canal e a mensagem (pode ser feito o uso de variáveis do sistema).

 

Observação: para enviar para mais de um canal, basta separar as URLs por vírgulas, no mesmo campo da configuração.

 

 para saber mais sobre a ação automática de enviar para Slack.  

 

 

12. Enviar para Superlógica:
Exporte produtos, planos e serviços para a sua conta do Superlógica.

Dados requeridos:

  • token e token do app no Superlógica;
  • dia de vencimento;
  • quem será cadastrado no Superlógica;
  • tipos de dados que você deseja enviar;
  • marque se vai notificar ou não os clientes sobre a contratação;
  • marque se vai notificar por e-mail em caso de erro;
  • descrição da assinatura ou compra;
  • meio de pagamento padrão;
  • configurações de envio de MMR.

 

 para saber mais sobre a ação automática de enviar para Superlógica.   

 

 

13. Enviar para Superlógica Sign:
Envie dados para o Superlógica Sign para fazer a gestão de assinaturas.

Dados requeridos:

  • token e app token;
  • enviar como orçamento, orçamento aprovado ou ordem de serviço);
  • número de dias de validade e de previsão de entrega;
  • percentual de desconto;
  • cadastrar como empresa e/ou pessoa de contato;
  • enviar notificação do orçamento/ordem de serviço por e-mail;
  • enviar notificação por e-mail em caso de erro;
  • descrição da assinatura ou compra e descrição de observação.

 

 

14. Enviar oportunidades para Lahar:

A integração com o Lahar é utilizada juntamente às ações automáticas com o objetivo de enviar dados para que seja feito o tratamento de marketing digital, como a atração e nutrição de leads, inbound marketing dentre outras funções. Nesta açao, é possível selecionar quais são os valores que serão enviados automaticamente.

 

 para saber mais sobre a ação automática de enviar oportunidades para Lahar.   

 

 

15. Mudar lista do Mailchimp:
A integração com MailChimp é utilizada juntamente às ações automáticas, podendo mudar o lead ou cliente de lista de emails, alterando assim a forma de comunicação de acordo com o estágio do funil. É muito utilizada por clientes que possuem fluxos de emails definidos dentro do MailChimp, alternando de lead para cliente, por exemplo.

Dados necessários: selecionar o hook cadastrado na integração.

 

Em caso de dúvida, entre em contato com nossa equipe de suporte 

  1. Enviar para Superlógica Sign:

A tela está com o título de Superlógica, igual ao a outra opção de superlógica, deveria estar “Superlógica Sign”.

Dados: Token, App token (Será que é o mesmo app token da outra versão do sistema?), Enviar como, Número de dias de validade, Número de dias de previsão de entrega, Percentual de desconto, Realizar cadastro, Enviar notificação do orçamento/ordem de serviço por e-mail, Enviar notificação por e-mail em caso de erro, Descrição da assinatura ou compra, Descrição de observação.
  1. Mudar lista do Mailchimp:

A integração com MailChimp é utilizada juntamente às ações automáticas, podendo mudar o lead ou cliente de lista de emails, alterando assim a forma de comunicação de acordo com o estágio do funil. É muito utilizada por clientes que possuem fluxos de emails definidos dentro do MailChimp, alternando de lead para cliente, por exemplo. 

Dados: selecionar o hook cadastrado na integração.

 

para saber mais sobre a ação automática de duplicar oportunidade.