No PipeRun é possível enviar contratos, propostas comerciais e outros documentos aos seus leads diretamente pela plataforma. Neste artigo explicamos como criar documentos. Agora, vamos mostrar como enviar um documento para assinatura e ainda monitorar o andamento das assinaturas.
1. Acesse sua conta no PipeRun. No pipeline, posicione o mouse sobre uma oportunidade à escolha.
2. A seguir, clique em Arquivos.
3. Na próxima tela, escolha o documento que deseja enviar para assinatura e em Ações, clique em Enviar para assinatura.
4. Após alguns instantes o documento será gerado no ambiente de assinaturas eletrônicas e estará disponível para ser configurado pelo usuário clicando em Configurar agora. Caso prefira, o usuário pode visualizar o documento mais tarde.
5. Clicando em Configurar agora você será encaminhado para a tela de Assinatura eletrônica de documentos.
6. Na próxima tela temos as seguintes opções de configuração:
- Signatário: é quem assina o documento;
- Testemunha: é quem acompanha a assinatura do documento;
- Observador: não assina o documento, mas acompanhar o status da assinatura (opção muito utilizada por gestores que não são donos das oportunidades, mas desejam acompanhar o desenrolar).
7. Na próxima tela, o usuário terá acesso ao documento e às opções Adicionar novo signatário, Cancelar a assinatura do documento e Enviar para assinatura.
No exemplo a seguir, vamos adicionar um novo signatário para o documento. Insira o e-mail do signatário para o qual deseja encaminhar o documento. Depois, clique em Enviar para assinatura.
8. A partir deste comando, o sistema vai disparar um e-mail para todos os signatários do documento. Será solicitado a eles a verificação e a assinatura eletrônica do documento. Por isso, é importante que as pessoas envolvidas verifiquem suas contas de e-mail. Ao fim, clique em Ok.
OBSERVAÇÃO: Caso o usuário deseje incluir testemunhas ou observadores, o procedimento é o mesmo descrito acima. E, caso algum envolvido (seja ele signatário, testemunha ou observador) não receber o documento, o mesmo poderá ser reenviado clicando na opção Reenviar e-mail aos envolvidos.
9. O próximo passo é clicar em Assinatura localizada na barra vertical no lado esquerdo da tela.
10. Na área de Assinaturas é possível gerenciar os documentos de propostas. Algumas particularidades desta tela são:
A Coluna A mostra o status das assinaturas:
- Ícone verde: documento assinado por todos os envolvidos.
- Ícone laranja: documento aguardando informações.
Na Coluna B estão contabilizadas as assinaturas:
- 0/1: significa que zero assinaturas do total de uma foi realizada.
- 1/1: significa que todas as assinaturas foram realizadas.
Na Coluna C estão localizados botões para as seguintes ações:
- Visualizar/editar o documento (sinalizado pelo ícone da lupa).
- Baixar PDF (para fazer download do documento e arquivá-lo em seu computador).
- Excluir o documento (sinalizado pelo ícone X, para deletar permanentemente o documento).
11. Ao clicar em visualizar o documento já assinado, veremos o seguinte:
12. No rodapé do documento encontramos o Documento anexo de assinaturas, contendo informações como nome, e-mail, data e horário da assinatura do signatário. Nessa área ainda veremos a Hash (número que comprova a autenticidade do documento, além de torná-lo juridicamente válido). Cada página do documento tem uma hash própria e única.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
- A página Documento anexo de assinaturas só poderá ser visualizada depois que todos os envolvidos tiverem assinado o documento em questão.
- A hash é única e invariável para cada documento/signatário e sua validação é feita diretamente pelo CRM PipeRun. As informações são armazenadas em nosso cofre por um período de cinco anos.
- Para segurança, quando um documento recebe assinaturas, elas só ficam disponíveis para visualização após todos os signatários terem assinado, justamente para que não haja nenhuma violação nas informações contidas.
- Caso haja qualquer tentativa de violação da integridade do documento, as assinaturas dos envolvidos não ficam disponíveis e não existe nenhuma possibilidade de alteração após o documento ter sido enviado, pois, para isso é necessário a criação de uma nova hash.
- Para saber mais sobre assinatura eletrônica de documentos, leia nosso artigo.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nossa equipe de suporte.