No PipeRun é possível enviar contratos, propostas comerciais e outros documentos aos seus leads diretamente pela plataforma. Neste artigo explicamos como criar documentos. Agora, vamos mostrar como enviar um documento para assinatura e ainda monitorar o andamento das assinaturas.

 

1. Acesse sua conta no PipeRun. No pipeline, posicione o mouse sobre uma oportunidade à escolha.

 

2. A seguir, clique em Arquivos.

 

3. Na próxima tela, escolha o documento que deseja enviar para assinatura e em Ações, clique em Enviar para assinatura.

 

4. Após alguns instantes o documento será gerado no ambiente de assinaturas eletrônicas e estará disponível para ser configurado pelo usuário clicando em Configurar agora. Caso prefira, o usuário pode visualizar o documento mais tarde. 

 

5. Clicando em Configurar agora você será encaminhado para a tela de Assinatura eletrônica de documentos. 

 

6. Na próxima tela temos as seguintes opções de configuração:

• Signatário: é quem assina o documento;
• Testemunha: é quem acompanha a assinatura do documento;
• Observador: não assina o documento, mas acompanhar o status da assinatura (opção muito utilizada por gestores que não são donos das oportunidades, mas desejam acompanhar o desenrolar).

 

7. Na próxima tela, o usuário terá acesso ao documento e às opções Adicionar novo signatário, Cancelar a assinatura do documento e Enviar para assinatura.

No exemplo a seguir, vamos adicionar um novo signatário para o documento. Insira o e-mail do signatário para o qual deseja encaminhar o documento. Depois, clique em Enviar para assinatura.

 

8. A partir deste comando, o sistema vai disparar um e-mail para todos os signatários do documento. Será solicitado a eles a verificação e a assinatura eletrônica do documento. Por isso, é importante que as pessoas envolvidas verifiquem suas contas de e-mail. Ao fim, clique em Ok. 

 

OBSERVAÇÃO: Caso o usuário deseje incluir testemunhas ou observadores, o procedimento é o mesmo descrito acima. E, caso algum envolvido (seja ele signatário, testemunha ou observador) não receber o documento, o mesmo poderá ser reenviado clicando na opção Reenviar e-mail aos envolvidos.

 

9. O próximo passo é clicar em Assinatura localizada na barra vertical no lado esquerdo da tela.

 

10. Na área de Assinaturas é possível gerenciar os documentos de propostas. Algumas particularidades desta tela são:

 

A Coluna A mostra o status das assinaturas: 

• Ícone verde: documento assinado por todos os envolvidos.
• Ícone laranja: documento aguardando informações.

 

Na Coluna B estão contabilizadas as assinaturas:

• 0/1: significa que zero assinaturas do total de uma foi realizada.
• 1/1: significa que todas as assinaturas foram realizadas.

 

Na Coluna C estão localizados botões para as seguintes ações:

• Visualizar/editar o documento (sinalizado pelo ícone da lupa).
• Baixar PDF (para fazer download do documento e arquivá-lo em seu computador).
• Excluir o documento (sinalizado pelo ícone X, para deletar permanentemente o documento).

 

11. Ao clicar em visualizar o documento já assinado, veremos o seguinte:

 

12. No rodapé do documento encontramos o Documento anexo de assinaturas, contendo informações como nome, e-mail, data e horário da assinatura do signatário. Nessa área ainda veremos a Hash (número que comprova a autenticidade do documento, além de torná-lo juridicamente válido). Cada página do documento tem uma hash própria e única.

 

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

• A página Documento anexo de assinaturas só poderá ser visualizada depois que todos os envolvidos tiverem assinado o documento em questão.
• A hash é única e invariável para cada documento/signatário e sua validação é feita diretamente pelo CRM PipeRun. As informações são armazenadas em nosso cofre por um período de cinco anos. 
• Para segurança, quando um documento recebe assinaturas, elas só ficam disponíveis para visualização após todos os signatários terem assinado, justamente para que não haja nenhuma violação nas informações contidas. 
• Caso haja qualquer tentativa de violação da integridade do documento, as assinaturas dos envolvidos não ficam disponíveis e não existe nenhuma possibilidade de alteração após o documento ter sido enviado, pois, para isso é necessário a criação de uma nova hash. 
• Para saber mais sobre assinatura eletrônica de documentos, leia nosso artigo.

 

Em caso de dúvidas, entre em contato com nossa equipe de suporte.